Archivierung
Die Archivierung von E-Mails ist für alle Firmen wichtig
Am Thema Archivierung von E-Mails und geschäftlichen Unterlagen in digitaler Form kommt keine Firma vorbei. Am besten sucht sie sich von Anfang an Hilfe.
Die Archivierung von E-Mails und geschäftlichen Unterlagen ist in vielen Fällen gesetzlich vorgeschrieben. Zahlreiche Vorschriften regeln, welche digitalen Unterlagen zu speichern sind. Dabei werden gewisse Anforderungen an die Archivierung gestellt, die genau beachtet werden sollten. Keinesfalls sollte das Thema ignoriert werden.
Abseits rechtlicher Regelungen ist eine Archivierung der E-Mails mindestens im geschäftlichen Umfeld sowieso von großem Interesse. Immerhin werden in der geschäftlichen Kommunikation eines Unternehmens Informationen übermittelt, die nicht nur für das Finanzamt oder vor Gericht als Beweismittel von Bedeutung sind.
Weit öfter geht es schlicht darum, Informationen in seinem elektronischen Archiv zu finden, die für die Arbeit von Bedeutung sind. Am Computer Ordnung zu halten, ist gar nicht so leicht, aber man sollte es lernen. Im Angesicht der Informationsflut bzw. der Fülle von anfallenden Dokumenten ist schon jenseits der rechtlichen Aspekte eine unternehmensweit einheitliche Lösung für das Digital-Archiv anzustreben.
Darüber hinaus betrifft das Thema Sicherheitsaspekte, denn Informationen können Schaden anrichten, wenn sie in falsche Hände gelangen. Wer auf welche Unterlagen Zugriff hat, was gelöscht werden darf und von wem, sollte gut durchdacht sein.
Für Firmen bietet es sich an, professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen, denn eine falsche Lösung, die gegen geltendes Recht verstößt, kommt mit Sicherheit teurer als eine gute Beratung. Das Thema ist unter zwei Aspekten komplex: technisch und juristisch.
Sowohl die zahlreichen technischen Möglichkeiten und Fallstricke als auch die anspruchsvolle rechtliche Thematik gehen in der Regel über das hinaus, was man selbst bzw. die eigenen Mitarbeiter alleine organisieren können. Zumindest würde dies eine umfangreiche und dazu noch fortlaufende Beschäftigung mit diesen Themen voraussetzen, wenn man doch eigentlich nur eine brauchbare Lösung für die Archivierung von E-Mails und Geschäftsunterlagen benötigt. Damit lenkt man sich bzw. die betreffenden Mitarbeiter zu sehr von ihren eigentlichen Aufgaben ab und kann noch nicht einmal sicher sein, am Ende eine gute Lösung gefunden zu haben.
Deshalb sollte man das Thema Archivierung von Geschäftsunterlagen und E-Mails gleich mit Experten auf diesem Gebiet angehen, bevor man selbst zu viel Zeit hineinsteckt und am Ende verwirrter als zu Beginn der Recherchen ist.