Archivieren

was Sie über das Archivieren digitaler Dokumente wissen müssen

Wer seine Dokumente digitalisieren und archivieren möchte, muss sich gut vorbereiten. Hier erfahren Sie, welche Punkte berücksichtigt werden müssen.

 

Für zunehmend mehr Leute steht heutzutage fest, dass sie den Großteil ihrer Dokumente archivieren möchten. Der Hintergrundgedanke ist klar: Anstatt riesige Berge an Papier und unzählige Ordner, Alben etc. zu horten, werden die Daten kurzerhand digitalisiert und dann elektronisch gespeichert. Auf diese Weise wird es möglich, gleich von mehreren Vorteilen zu profitieren, die eine digitale Archivierung mit sich bringt. Zum größten Vorteil zählt die Platzeinsparung – etliche Dokumente können entsorgt werden. Zugleich ist es möglich, schnell und unkompliziert nach Dokumenten zu suchen. Und sollte man einmal einen Ausdruck benötigen, so kann dieser innerhalb kürzester Zeit erzeugt werden.

Allerdings handelt es sich hierbei oftmals um eine Wunschvorstellung: Die meisten Leute möchten zwar viele Dokumente archivieren, doch leider fangen sie gar nicht erst damit an, oder sie begehen schwerwiegende Fehler. Im Nachfolgenden soll aufgezeigt werden, wie man die Archivierung am besten angeht und welche Punkte zu beachten sind.

Einer der Hauptgründe, weshalb viele Leute gar nicht erst damit anfangen, ihre Dokumente zu digitalisieren, besteht in erster Linie darin, dass sie äußerst viele Dokumente besitzen. Ganz egal ob es um Aufschriebe, Briefverkehr oder um Fotos geht: Zumeist müssen tausende von Dokumenten digitalisiert werden – eine Aufgabe die nicht ganz stressfrei ist. Aufgrund dieser immensen Menge sollte man gar nicht erst auf die Idee kommen, mit einem klassischen Scanner zu arbeiten – es würde viel zu viel Zeit kosten, mit diesem zu arbeiten. Wenn man zügig vorankommen möchte, gilt es einen professionellen Dokumentenscanner anzuschaffen. Dieser sollte möglichst automatisiert arbeiten können, damit man letzten Endes schnell und vor allem ohne großen Aufwand sein Ziel erreicht.

Auch bei der eigentlichen Archivierung gilt es mehrere Punkte zu beachten. Vor allem der Art der Archivierung kommt eine große Bedeutung zu: Es reicht nicht aus, einfach nur Dateien anzufertigen und diese in Ordner oder Verzeichnisse zu verschieben – diese Vorgehensweise gewährleistet noch lange nicht, dass man die Dokumente wieder findet. Aus diesem Grund ist es besser, auf eine professionelle Software zum Archivieren zurückzugreifen, mit deren Hilfe es möglich ist, einzelne Dokumente zu verschlagworten und gezielt nach Dokumenten zu suchen.