Aktenlagerung

Die Aktenlagerung ist eine Wissenschaft mit vielen Aspekten

Aktenlagerung bedeutet das professionelle Aufbewahren von Akten mit wichtigen Informationen, welche auch noch in gedruckter Form vorliegen müssen.

 

Akten werden in den unterschiedlichsten Bereichen eingesetzt und enthalten in der Regel die verschiedensten Informationen. Dabei sind es in den meisten Fällen Inhalte, welche nicht einfach nach einiger Zeit vernichtet werden können, und die auch im Original vorhanden sein müsse, d.h. wo eine Computerspeicherung nicht ausreicht. In diesen Fällen ist auch die Aktenlagerung ein wichtiges Thema, denn irgendwo müssen die Ordner mit ihrem Papierinhalt ja schliesslich auch untergebracht werden.

Für eine professionelle Aktenlagerung müssen einige Dinge beachtet werden, um diese auch über einen längeren Zeitraum gewährleisten zu können. Dazu gehört beispielsweise, dass das Papier des Akteninhaltes nicht allzu grossen Schwankungen im Bereich von Hitze, Kälte, Licht und Luftfeuchtigkeit ausgesetzt werden darf, um keinen Schaden zu nehmen. Weiterhin müssen natürlich auch die dementsprechenden Räume zur Verfügung stehen, denn Akten brauchen im Allgemeinen relativ viel Platz. Die Ordnung ist bei der Aktenlagerung natürlich auch ein Phänomen, welches nicht vernachlässigt werden sollte. Für diesen Zweck sollten die Aktenordner senkrecht in Regalen stehen und ihr Rücken sollte lesbar sein, so dass man sie auch kennzeichnen und damit jederzeit wiederfinden kann.

Aktenlagerung ist im Allgemeinen ein Vorgang, der relativ aufwändig ist und viel Zeit in Anspruch nimmt. Dementsprechend kann man zu diesem Zweck professionelle Unternehmen beauftragen, welche sich auf Aktenlagerung und viele weitere Aspekte rund um die Ordnung von Materialien spezialisiert haben. Hierbei kommen dann Fachleute zum Einsatz, die auch grosse Anzahlen von nicht geordneten Akten wieder in einen geordneten Zustand versetzen können. Kontaktadressen zu solchen Unternehmen, welche eine professionelle Aktenlagerung anbieten, kann man zum Beispiel über das Internet beziehen.

Einer der wichtigsten Aspekte beim Thema Aktenlagerung sind die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen. Hier gelten je nach Art der Dokumente unterschiedliche Zeiträume, während der die Aktenstücke aufbewahrt werden müssen. Zum Beispiel müssen Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse 10 Jahre lang aufbewahrt werden, während Handelsbriefe nach 6 Jahren vernichtet werden können.

Die Aufbewahrungsfristen und andere Regularien, welche die Akteneinlagerung betreffen, sind durch zahlreiche Paragraphen in unterschiedlichen Rechtsgebieten festgelegt. Konkret betrifft die Aktenlagerung das Datenschutzrecht, das Steuerrecht sowie Sozial- und Handelsrecht. Ausführliche Informationen sowie eine Auflistung aller relevanten Paragraphen liefert der folgende Artikel: Aktenlagerung – Was sie beachten sollten.