Spesensätze

Gesetzliche Spesensätze. Außer Spesen nix gewesen?

In Deutschland existieren gesetzliche und firmeneigene Spesensätze, spezifisch für jedes bereiste Land, die es auf jeden Fall einzuhalten gilt.

 

Wer heute im Auftrag der Firma unterwegs auf Dienstreise ist, egal ob im In- oder Ausland, der muss nach seiner Rückkehr eine Reisekostenabrechnung inklusive einer Spesenübersicht gemäß der gesetzlichen Spesensätze (Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten) erstellen. Die Verpflegungsmehraufwendungen für eine Geschäftsreise von Arbeitnehmern ins Ausland werden nur noch mit pauschalen Auslandstagegeldern veranschlagt. Die Übernachtungskosten dagegen sind in der Gesamthöhe oder nach den pauschalen Auslandsübernachtungsgeldern zu versteuern. Oft hat man Glück und der Arbeitgeber besitzt, je nach Betriebsgröße, eine eigene Abteilung für Reiseabrechnungen und der Arbeitnehmer ist von der Aufgabe der Reisekostenabrechnung befreit. Diese Aufgabe ist sehr zeitaufwendig und kann nervenaufreibend enden. Denn der wichtigste Bestandteil einer Reisekostenabrechnung ist die Angabe und Abrechnung der Spesensätze.

Neben den gesetzlichen Spesensätzen sind immer mehr firmeninterne Spesensätze im Kommen. Einige Betriebe legen eigene Spesensätze für individuelle Tages- und Übernachtungspauschalen fest. Für beliebige Zeiträume innerhalb eines Tages können betriebsintern beliebige Spesensätze definiert werden. Aber Vorsicht, denn der Differenzbetrag zu den gesetzlichen Spesensätzen ist auf jeden Fall Lohnsteuerpflichtig und muss als steuerpflichtiger Anteil ausgewiesen werden. Pro Mitarbeiter kann eine bestimmte Spesengruppe erstellt werden.

Bei Dienstreisen ins Ausland bestimmt sich der Spesensatz nach der Örtlichkeit, welche der Reisende 24 Stunden zuvor erreicht hat. Wer also nur für einen einzigen Tag ins Ausland reist, der richtet seinen Pauschbetrag auf den letzten Tätigkeitsort im Ausland aus.

Für die, in den gesetzlichen Spesensätzen nicht erfasster Länder, ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag Richtungweisend. Für nicht erfasste Übersee- oder Außengebiete eines Landes ist der Pauschbetrag des Mutterlandes zu verwenden. Der gesetzliche Spesensatz für Reisen innerhalb Deutschlands gilt ab acht Stunden Abwesenheit des Reisenden von Zuhause oder der Arbeitsstätte. Innerhalb Deutschlands können keine Übernachtungskosten geltend gemacht werden. Hier werden die Hotelkosten, handelt es sich um eine Dienstreise, in der Regel vom Arbeitgeber übernommen.

Alle gesetzlichen Spesensätze der Länder sind im Internet verzeichnet und für jedermann zugänglich. Und falls Sie als Arbeitnehmer doch ihre Reisekostenabrechnung in Eigenregie übernehmen müssen, sollten Sie sich ein darauf spezialisiertes Computerprogramm zur Unterstützung besorgen. Meist enthalten diese Programme die aktuell gültigen Spesensätze und fügen diese, je nach Reiseland und Aufenthaltsdauer, automatisch ein.