Kopiergeräte

Kopiergeräte haben ihre Stärken und Schwächen

Herkömmliche Kopiergeräte bieten längst nicht so viele Möglichkeiten wie moderne Kombigeräte, die weit mehr als nur das Kopieren beherrschen, etwa Scannen.

 

Kopiergeräte erlauben das sofortige, unkomplizierte Vervielfältigen von Dokumenten und sind deshalb an den meisten Arbeitsplätzen zu finden. Etwas zu kopieren gibt es schließlich ständig. Andererseits gibt es zum Kopieren von Papieren Alternativen, selbst wenn das papierlose Büro noch in weiter Ferne zu sein scheint.

Für die Archivierung eignet sich das Einscannen und elektronische Speichern oft viel besser, denn es ist nicht nur billiger, es erlaubt mit der richtigen Archivierungstechnik dazu das schnelle Auffinden. Das beste Ablagesystem in herkömmlichen Aktenordnern und Mappen kann da nicht mithalten.

Zudem ist nicht nur der Zugriff auf die Unterlagen möglich, wenn man vor ihnen steht, sondern von überall auf der Erde, sofern es einen Internetzugang gibt. Das stellt zwar gewisse Herausforderungen an die Datensicherheit, aber eine Suche durchführen und von überall auf die Unterlagen zugreifen zu können, das können normale Kopiergeräte nicht bieten. Allerdings beherrschen manche Geräte das Einscannen und sind Kombigeräte mehr und mehr verbreitet, die nicht nur Kopieren können.

Diese Kombigeräte sind einem herkömmlichen Kopierer jedoch oft bei den Kosten im Betrieb unterlegen, wenn es um große Mengen an Fotokopien geht. Echte Kopiergeräte können hier groß punkten. Für große Mengen an Kopien sollten jedoch nicht kleine Kopiergeräte verwendet werden.

Eventuell ist es sinnvoll, sich die Kopierer zu mieten oder sie zu leasen. Mit dem richtigen Wartungs- oder Servicevertrag lässt sich wertvolle Arbeitszeit der eigenen Belegschaft sparen, um Ersatzteile etc. muss man sich ebenfalls nicht kümmern.

Sich um das Altgerät nicht sorgen zu müssen, immer die neueste Technik im Haus zu haben und nicht zu vergessen steuerliche Vorteile sollten als Stichworte vor einer Entscheidung ein Thema sein. Außerdem können Kopiergeräte durch Feinstaubbelastung die Gesundheit schädigen. Deshalb kommt es auf den richtigen Aufstellungsort mit ausreichender Belüftung an.

Wer die Umwelt schönen möchte, hat beim Kopiererkauf ebenfalls einige Möglichkeiten. Diese reichen vom Stromverbrauch der Geräte bis hin zum Duplexdruck. Oftmals nutzt das, was der Umwelt gut tut, auf lange Sicht der Firmenkasse, denn beispielsweise weniger Strom und Papier zu verbrauchen, sollte Ziel jedes guten Unternehmslenkers sein.

Obwohl man sich nicht zu viel teuere Technik auf Vorrat in den Kopierraum stellen sollte, wäre es ebenfalls falsch, zu wenig zu investieren, denn damit zahlt man langfristig in vielen Fällen drauf. Zudem bieten professionelle Geräte allgemein bessere Erweiterungsmöglichkeiten, wenn sich der Bedarf weiter erhöht.