Faxen über Internet
Faxen über Internet mit der richtigen Software leicht gemacht
Vor allem Firmen faxen immer häufiger über das Internet. Denn das PC-Fax bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die Ihnen im Folgenden vorgestellt werden.
Das Faxen über Internet wird immer beliebter beziehungsweise setzt es sich langsam aber sicher durch. Vor allem in Unternehmen werden die alten Faxgeräte aussortiert und stattdessen erhält jeder Mitarbeiter sein eigenes PC-Fax. Denn das Faxen über Internet bringt zahlreiche Vorteile mit, so dass davon auszugehen ist dass die meisten Unternehmen auf die neue Technologie umsteigen werden.
Der große Vorteil vom PC-Fax liegt weniger im Versenden der Dokumente, sondern mehr beim Empfangen. In Firmen und Unternehmen in denen sich mehrere Mitarbeiter ein Faxgerät teilen – was der Normalfall ist – treten immer wieder Schwierigkeiten auf, weil eingehende Faxe nicht richtig zugeordnet werden können. Doch mit dem PC-Fax sind diese Zeiten vorbei. Jeder Mitarbeiter bekommt eine eigene Faxnummer zugewiesen, so dass eingehende Faxe immer an der richtigen Stelle eintreffen. Ein weiterer Vorteil ist der, dass die eingegangen Faxe entsprechend archiviert werden können. In den meisten Fällen ist es auch gar nicht mehr erforderlich dass die Faxe ausgedruckt werden müssen. Stattdessen werden diese ganz einfach in Ordnern auf der Workstation des Empfängers oder auf einem zentralen Server abgespeichert.
Aber auch was den Faxversand angeht, so bringt das Faxen über Internet mehrere Vorteile mit sich. Der größte Vorteil ist der, dass man je nach Faxsoftware die verwendet wird sogar kostenlos faxen kann. Das Prinzip ist genau dasselbe wie bei der Internettelefonie – es wird nicht mehr wie gewohnt über die Telefonleitung sondern ganz einfach über das Internet gefaxt und dadurch entfallen die Kosten. Des Weiteren ist es auch möglich elektronische Dokumente ganz einfach in das entsprechende Faxformat zu konvertieren und somit direkt vom PC aus faxen zu können ohne vorher Ausdrucke und anschließende Scan-Vorgänge durchführen zu müssen.
Wie bereits angesprochen wurde muss man auf seinem Computer eine Faxsoftware installieren, um überhaupt über das Internet faxen zu können. Wie teuer diese Software ist hängt ganz davon ab wie professionell die Lösung ist. Anspruchsvolle Faxprogramme die sich beispielsweise mit Emailprogrammen wie Outlook verknüpfen lassen und „unified messaging“ ermöglichen, sind logischerweise kostspieliger als Programme die als Standalonelösung eingesetzt werden. Welche Lösungen für einen die richtige ist, ist nicht immer so einfach zu sagen – vor allem Unternehmen sollte sich aus diesem Grund von einem Fachmann entsprechend beraten lassen.