Kassensystem

Ein gutes Kassensystem ist die Basis für Ihre Buchhaltung

Ein Kassensystem erleichtert nicht nur die tägliche Abrechnung. Von ihm kann auch der größte Teil der Buch- und Lagerhaltung erledigt werden.

 

Ein modernes Kassensystem ist ein technischer Alleskönner. Es kann aus vielen verschiedenen Komponenten bestehen, die dem Unternehmer und seinen Angestellten die tägliche Arbeit sehr erleichtern und einen Großteil des ständig anfallenden Papierkrams abnehmen. Was natürlich jedes Kassensystem können muss, ist die Eingabe der Preise. Hier gibt es im Prinzip zwei Varianten: Die Eingabe per Hand oder die Erfassung über Scanner. Im Einzelhandel hat sich letztere Variante durchgesetzt, von der es wieder zwei Versionen gibt.

Supermärkte verwenden hauptsächlich fest eingebaute Scanner, bei denen die Ware nur darüber gezogen werden muss, um den Preis zu erfassen. Bei Geschäften, in denen auch unhandliche und schwere Gegenstände verkauft werden, wie zum Beispiel in Baumärkten oder Elektronikgeschäften, haben sich Handscanner bewährt. Damit können schwere Geräte auf dem Einkaufswagen bleiben und dort direkt gescannt werden.

In der Gastronomie hingegen wird fast immer die Eingabe per Hand bevorzugt. Das hat praktische Gründe, denn es ist ziemlich schwierig, eine Gulaschsuppe über einen Scanner zu ziehen. Bei modernen Kassensystemen erfolgt die Handeingabe über einen Touchscreen, aber auch die gute alte Tastatur ist noch weit verbreitet. In manchen größeren Gaststätten werden von den Kellnern auch PDA-ähnliche Geräte verwendet, bei denen die Eingabe direkt am Tisch erfolgt. Die Bestellung wird dann je nachdem an die Küche oder an die Schänke weitergegeben, und noch bevor der Kellner zurückkehrt, wird schon mit der Zubereitung der Speisen und Getränke begonnen.

So manches Kassensystem betreibt bereits bei der Bestellung oder der Bezahlung eine perfekte Lagerhaltung. Gekaufte Waren werden vom gegenwärtigen Bestand abgezogen, und damit ist der Lagerbestand ständig auf dem Laufenden. Beim Planen von Einkäufen muss der Lagerhalter nur noch eine Bestellvorschlagsliste vom Computer abrufen und kann dann auf einen Blick die benötigten Waren erfassen. Bei der Lieferung wird die angelieferte Ware dann wieder in das Kassensystem eingegeben.

Dass ein Kassensystem sämtliche für das Finanzamt benötigten Daten automatisch erfasst und archiviert, ist selbstverständlich. Darüber hinaus kann es aber auch andere für das Unternehmen wichtige Daten speichern. So können mit Hilfe einer Kundenkarte gezielt die Vorlieben der Kunden herausgefunden werden und dadurch Werbung direkt auf mögliche Interessenten gerichtet werden.