Ablagefach

Ein Ablagefach sinnvoll im Ordnungssystem nutzen

Jedes Ablagefach darf nur entsprechend seiner Beschriftung genutzt werden, damit die Einteilung einen Sinn ergibt. Ohne Disziplin funktioniert es nicht.

 

Ein Ablagefach kommt selten allein. Für Ordnung rund um den Schreibtisch und im Büro sind Ablagen nicht wegzudenken, aber die Fächer können das schnelle Auffinden verhindern, wenn man sich falsch organisiert.

Viele Menschen missbrauchen ihre Ablagefächer als Archiv, als Dauerablage und lassen sie zu Orten werden, an dem sich immer mehr Papiere ansammeln. Ein funktionierendes Ordnungssystem sieht anders aus. Wie man sich organisiert, sollte von den individuellen Bedürfnissen abhängen, ein zu striktes System mag zwar zunächst Ordnung am Arbeitsplatz schaffen, doch wenn man sich damit nicht wohlfühlt, wird man nicht konsequent dabeibleiben.

Allgemein lässt sich jedoch mit Nachdruck raten, jedes Ablagefach nur mit dem zu füllen, wofür es vorgesehen ist. Ein Sammelfach oder eine Kiste für die Dinge, die nicht sofort zugeordnet werden können, hilft, die schon durchdachte Ordnung zu erhalten.

Neben speziellen Fächern, die entsprechend den spezifischen Anforderungen des eigenen Arbeitsplatzes angelegt werden, hat sich eine Art Basisausstattung bewährt. Einen Eingangskorb für alles, was per Post oder als interne Mitteilung hereinkommt, dazu zählen zum Beispiel Tagesordnungen und Protokolle von Sitzungen, sollte es immer geben.

Grundsätzlich sollte dieses Ablagefach am Ende des Arbeitstages leer sein, denn gerade dieses Fach neigt dazu, sich mit Stapeln zu füllen, die produktives Arbeiten erschweren. Was hier hereinkommt, lässt sich meistens leicht innerhalb des eigenen Ordnungssystems konkret zuordnen, falls es nicht am selben Tag bearbeitet werden kann.

Das zweite Ablagefach ist der Ausgangskorb für alles, was verschickt, gefaxt, persönlich oder sonst weitergegeben werden soll. Die Gefahr, dass sich hier große Stapel bilden, ist geringer, weshalb man z. B. Unterlagen, die man einem Kollegen, den man erst übermorgen wieder sehen wird, getrost zwei Tage darin lagern kann.

Sinnvoll ist an dritter Stelle ein Korb, in das Unterlagen kommen, die man bald lesen möchte. Hier ist die Gefahr sehr groß, dass der Inhalt dieses Fachs sich zu einem großen Stapel ausdehnt, der auf dem eigenen Gewissen lastet. Der wichtigste Rat lautet deshalb: vorher aussortieren! Leichtfertig darf in dieses Ablagefach nichts hineingelegt werden. Wenn man sich nicht sicher ist, ob man sich damit noch beschäftigen möchte, bietet sich als Ausweichmöglichkeit die schon erwähnte Kiste mit der Sammelablage an oder alternativ ein spezieller Karton mit Dingen, die man zwar lesen könnte, aber nicht lesen muss bzw. nicht unbedingt lesen möchte.

Der Vorteil liegt darin, dass man Ordnung bei den wichtigen Unterlagen hält, indem man bei den unwichtigen die Zügel locker lässt. Nach kurzer Durchsicht lässt sich dieser Korb meist komplett ins Altpapier entsorgen. Für viele Menschen ist es leichter, so vorzugehen, als gleich den Papierkorb zu füllen.